La contabilidad es una técnica que tiene como objetivo generar información útil, confiable, oportuna, verificable, comparable, pero sobre todo razonable, debe servir para tomarse como base en la toma de decisiones acertadas para los usuarios de ella, en primer término debe reconocerse que el usuario más importante es el empresario, bien persona física o persona moral, donde son los socios o accionistas quienes toman esas decisiones; sin embargo no puede dejarse a la deriva que la obligación de llevar contabilidad también se encuentra en diversas leyes, tanto mercantiles como fiscales.
Así, la contabilidad debe prepararse atendiendo a las Normas de Información Financiera, que son las reglas mínimas que deben seguirse en la preparación de dicha información y que se sustenta en postulados básicos prescritos para ello, para finalmente materializarse en los denominados estados financieros que provean elementos de juicio, entre otros aspectos, respecto de su nivel o grado de solvencia, liquidez, eficiencia operativa, riesgos financiero y rentabilidad; los estados financieros son la manifestación fundamental de la información financiera, son la representación estructurada de la situación y desarrollo de financiero de una entidad a una fecha determinada o por un periodo definido.
Esa información financiera tiene proyección también en el aspecto fiscal puesto que el gobierno es también usuario para los efectos de conocer las operaciones realizadas por una entidad o una personas y los efectos fiscales que se causan, identificando tanto los ingresos como las erogaciones realizadas además de los actos o actividades que causan alguna contribución, por lo que en las leyes fiscales se establece la obligación para algunos de llevar contabilidad y al ser una obligación que debe cumplirse, la autoridad tiene la facultad de exigir su presentación. Así entonces el Código Fiscal de la Federación en articulo 28 establece que cuando las leyes establezcan la obligación de llevar contabilidad, debe cumplirse con las características que ahí se mencionan, tomando como punto de partida la identificación de todo lo que integra la contabilidad para efectos fiscales.
Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.
Luego, en el Reglamento del Código Fiscal de la Federación, se establece la exigencia de que los registros contables deban ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad; Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final; permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate.
Sin duda, el llevar la contabilidad de una manera correcta evita el riesgo de generar diferencias que traigan como consecuencia la determinación de impuestos adicionales, multas y recargos.
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